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TPM管理
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TPM設備儀器檔案管理

來源:    發布時間:2020-01-09     瀏覽次數:

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新益為TPM咨詢公司概述:設備儀器檔案指在設備儀器規劃、選型、購置(或設計、制造)、安裝、調試、使用維護和技術改造等過程中形成的具有保存價值的圖樣、表格、文字、電子文件、聲像等各種載體的文件材料。TPM設備儀器檔案管理在企業建設的固定資產投資項目和生產經營中有著重要作用。

 

TPM設備儀器檔案管理

 

TPM設備儀器檔案管理

 

一、TPM設備儀器檔案管理重要性

 

1、設備儀器檔案是固定資產投資項目檔案的重要組成部分,直接關系到固定資產投資項目的竣工驗收。

 

設備儀器是單位科研生產項目順利進行的重要研究保障條件,在固定資產投資項目中對設備儀器投入占很大比重,設備儀器檔案就成為固定投資項目檔案驗收的重要組成部分。《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》(科工辦[2007]161號)明確指出項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的,不得進行或者通過項目竣工驗收。由此可見,做好TPM設備儀器檔案管理至關重要。

 

2、設備儀器檔案記載和反映了設備儀器的各類信息,對保障設備儀器正常運轉和日后維修保養具有重要的參考意義。

 

設備儀器檔案不僅包括設備儀器選購的信息記錄、結構、性能、使用、維修及保養方法,還包括了設備安裝、調試、驗收及試運行等過程的相關記錄資料。這些設備儀器檔案的建立有助于企業進行設備儀器的維修和保養,及時從檔案資料中查找信息,發現問題并盡快解決,保障設備儀器正常運行,保證企業生產工作的順利進行。

 

二、設備儀器檔案管理的不足

 

1、檔案資料收集不齊全

 

設備儀器檔案形成于設備儀器采購、開箱、安裝調試、驗收等多個階段,在各階段各職能部門未能完整、系統地收集各類檔案資料,導致移交到檔案室的檔案資料缺項比較多,比如開箱資料少于合同約定的資料,設備儀器缺少安裝調試記錄、驗收報告等。

 

2、檔案資料質量不高

 

部分設備儀器報價單是以電子郵件或者傳真方式往來,報價單無供應商的蓋章,不符合檔案歸檔的要求;簽訂的合同簽字、蓋章不齊全,日期不填寫,不具備法律效應;有些歸檔的資料是凈化紙或熱敏紙等不耐久的載體,有些書寫使用圓珠筆,都不利于檔案的長期保存;部分歸檔的檔案資料不是原件,以復印件代替等。

 

3、檔案資料歸檔不及時

 

有關職能部門在設備儀器單臺(套)驗收后不能及時收集、整理、歸檔,檔案資料長期散落在相關采購人員手上,影響整個項目檔案歸檔的進程,影響設備儀器檔案的查找利用;同時容易造成檔案資料的丟失,影響設備儀器檔案的齊套性。

 

三、TPM設備儀器檔案管理措施

 

1、建立健全TPM設備檔案管理制度,貫徹落實制度。

 

根據國家檔案局、國防科技工業局以及集團公司的固定資產投資項目檔案管理辦法,制定符合本單位情況的固定資產投資項目檔案管理制度,明確項目建設單位內部各部門和參建單位的職責,細化TPM設備檔案管理流程,并宣貫制度,保證在實際工作中能按制度落實。在項目開工前,根據建設項目的具體情況制定有針對性的歸檔范圍、歸檔要求等,對參建進行項目文件管理和歸檔交底。

 

2、明確職責,建立考核機制

 

設備儀器要經歷規劃、選型、購置(或設計、制造)、安裝、調試、使用維護和技術改造等階段。不同的階段,各部門分工不同,職責不同,應明確各自的職責。建立項目檔案資料管理和歸檔考核機制,對項目檔案資料的形成、積累和歸檔情況等進行考核。做好各個階段檔案資料的收集、整理、歸檔工作,并在單臺(套)設備儀器驗收后及時將檔案資料移交檔案室。

 

3、加強過程控制管理,抓住采購的關鍵節點

 

在設備儀器采購前期,采購部門要做好設備儀器調研、請示等文件資料的收集、整理、歸檔工作。在采購階段,采購部門應負責收集、整理、歸檔購買設備儀器的招投標文件、合同及技術協議等。采購部門在簽訂合同時,在技術協議里應明確供方提供技術資料內容、份數、形式和移交時間等。在設備儀器開箱驗收階段,設備儀器的兼職檔案員應參加設備儀器的開箱驗收,收集設備儀器隨機資料,并登記在開箱單中,確保應歸檔的設備儀器隨機資料能全部及時歸檔保存。在設備儀器安裝、調試、驗收階段,采購部門和使用部門要做好安裝、調試、驗收過程中檔案資料收集、整理、歸檔工作。

 

4、加強業務指導,開展有針對性的培訓

 

TPM設備檔案管理部門作為檔案業務的主管部門,應加強對設備儀器檔案管理的監督、指導,應定期監督、檢查相關文件資料的歸檔情況,嚴格把關歸檔文件質量,確保設備儀器檔案的完整性、準確性、系統性。同時TPM設備檔案管理部門要定期開展有針對性的培訓,提高采購部門、資產管理部門兼職檔案員的檔案業務知識和技能,提高設備儀器檔案管理水平。




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